編入学手続きの不思議

令和5年度入学に向けて、編入学手続きを進めています。

その中で、疑問を感じることがいくつかあったので、備忘録を残しておこうと思います。もちろん、民間企業にも、「え、これ本当に必要なの？」と思うことってあるんです。もちろんです。学校だけを非難しようなんて思っていません。が、私がIT企業出身なこともあってか、プライベートでも手続きが面倒なサービスを利用しようと思わないからか、そういうシーンに遭遇することは比較的少なかったので、驚くことは結構ありました。教授の方々が、大学職員の業務についての驚きツイートをしているのを見て、「ふーん」と思っていたけど、実際に自分が直面すると…  なかなか無い経験なので、私の感じた疑問を書き留めていきます。

※私がこのような疑問を書き留める理由は、その組織に入ってしまうと、いつしかそのやり方が当たり前になり、違和感を覚えなくなるからです。（人間ってすごいですよね）自分が組織適応した後でも、この違和感を思い出せるように記録しています。違和感のメモは、新社会人の皆さまにもおすすめ！いつか、そのメモが役に立つときが来るかもしれません。

さて、本題に入ります。

１．社会人（卒業済）であっても、入学資格証明書の提出が必要

「入学資格証明書」が何かと言うと、在籍期間及び習得単位数を記入し、大学長または学部長名の記入と捺印が必要な書類です。出願時に、「卒業証明書」及び「成績証明書」は提出済みなので、入学資格証明書の提出は不要じゃないかと思っていたのですが、電話して確認したところ、在学生・卒業生の区別なく全編入者に提出が求められる、とのこと。

ちなみに、私が卒業した大学に電話した際には、通常、「卒業証明書」と「成績証明書」で代替している、とのことでした。そうだよね、ごめんね。私もそれで問題ないのではないかと思ったから、お茶大に問い合わせしたんだ。お茶大からは、卒業証明書等の提出があったとしても入学資格証明書の提出が必要だと言われた旨を伝え、対応いただけることに。

いや、とっても不思議。これって在学生は対応しやすいと思うのだが、社会人が対応するのは結構ハードル高いと思う。普通の証明書の発行手続きはオンライン化が進んでいるものの、個別対応が必要な書類は、手続きの手順の確認が必要になる。生涯学習が必要な時代になってきているのだから、心理的ハードルを感じさせるものは改善した方が良いのでは、と思いました。（仕事が忙しい時って、些細なことで心が折れることもあるから…もう少しだけ優しくしてほしい。笑。そして、入学後の仕事の調整は考えていても、入学前の手続きのための時間は考えていない人が多そう。）

もしかしたら、学校側には意味があるのかもしれません。これは入学する側からの意見です。悪しからず。いつか、この謎を解明できると良いな。

※追記：学生数の少ない国立大学は、私立大学ほど効率化しなくても業務が回るゆえの現状なのかも、とも思いました。大学職員の業務について、俄然興味が湧いてきました…  誰か詳しい人、教えていただきたい…！社会人の場合、入学資格証明書が証明できることは、他の証明書で対応できているから、その存在意義が本当に不明なんですよね。。その提出を求め、確認し、保管する手間等考えると…

２．入試課と学務課それぞれに成績証明書の提出が必要

出願時に提出した成績証明書（原本）は、入試課で10年間保管するそうです。それ自体は問題ありません。まったく問題ありません。不思議だったのは、単位認定をする学務課は、入試課が保管する成績証明書（原本）をコピーすることはなく、別途、成績証明書（原本）の提出を求める、ということです。なので、同じ大学に対して、ほぼ同時期に、２通の成績証明書を提出する、ということになります。

いや、めっちゃ面白い。すごく厳密に、一切の不正が起きないように注意しているんだろうと推察します。でも、「なぜ！」と思ったこの気持ちの行き場がないので、ここに書き留めます。（笑）

その他：国立大学と私立大学で事務の方の雰囲気が違いすぎる

手続きに関して、いくつか質問しながら確認をしたかったので、入学する大学（国立大学）と卒業した大学（私立大学）の両方に電話しました。どちらの大学もお二人ずつと話したのですが、その時の印象の違いがすごくて、大学の職員にも、社風ならぬ校風があるの？と思った次第です。どちらが良い悪いという話ではないのですが、人によって相性の良し悪しはあるだろうなと思いました。

※ここでは、わかりやすく国立大学と私立大学と括ってしまいましたが、これは学校ごとに異なるのかもしれません。

※ちなみに、国立大学に対して出願前にメール確認した際は、丁寧かつ迅速に対応いただけて感動したことも、ここに記します。

結論：特に社会人合格者は早めに対応しよう

合格までが大変だったからこそ、ちょっと気を抜いてしまう人もいるかもしれません。が、入学手続きには一手間も二手間もかかります。（正直、予想以上でした）言わずもがなですが、早めに確認し、必要に応じて問い合わせ、書類の手配をすることをおすすめします。

そして、卒業した学校で交換留学した方へ。

編入学先で単位認定できるのは、あくまで卒業した大学の講義のみ。交換留学先の単位は一切認定されないとのことでした。（交換留学時の方が勉強していて成績が良かった私としては、辛い…）

３年次編入は一般入試と比べればマイナーな入試だから、業務効率化が後回しになっているのかもしれません。とは言え、毎年それなりの人数が入学すると思うので、大学の職員の方々のお手間を減らすためにも改善した方が良いのではないかと思いました。大学職員は優秀、という話をよく聞くので、空いた時間で多忙な教授陣の業務サポートをする、など、できることは色々ある気がするなぁ。この落としどころはいったいどの辺りなんでしょうね。

後日談：母校の事務局にて

その後、「入学資格証明書」の記入をお願いするために、母校の事務局に行きました。受け付けてくれたスタッフの方が、私が依頼した資料のせいで、たらい回しっぽくなっていて、申し訳なさを感じると同時に、「なんで、たらい回しになるんだろう？」「なんで私の個人情報（住所）も見せて回ってるんだろう・・・？（単純に、必要性がわからない）」「なぜ周りの人はフォローしようとしないんだろう？」「この謎の待ち時間はいつまで続くんだろう？」など、いろいろな疑問を抱く機会に遭遇しました。よっぽど仕事に集中していない限り、誰かがあたふたしている感じはわかると思うのですが、誰も振り返らない、声をかけないのは、なんなんでしょうね。みな自分の仕事以外を仕事と思っていないのか、自己責任論が強いのか、面倒なことに巻き込まれたくないのか、その人があたふたするのは日常茶飯事で反応するのに疲れたのか…？仮説を立てるには、観察できる時間が短かったので、何が原因なのかわかりませんが、大学の事務局で働くのも大変そうだな、と思いました。

つい、観察と考察に集中してしまったので、そのスタッフの質問への返答時、不愛想になってしまいました。申し訳ないことをしたな、と今更反省。

今回は以上です。他にも思いついたら追記していきたいと思います！